Zaměstnance už tradiční formy interní komunikace nebaví. Maily nahrazuje on-line konverzace

"Nedostatek času a tlak na efektivitu je typický pro většinu dnešních firem. Není ale samotnou příčinou. Jde spíše o důsledek masivního nástupu on-line forem podnikání, které se prosazují prakticky ve všech oblastech služeb," komentuje František Boudný, obchodní ředitel agentury Předvýběr.cz.

Mezi průkopníky digitalizace interní komunikace ve firmách se často řadí hlavně IT oddělení. Je to logicky dané povahou jejich práce. Stejně silně se ale elektronická komunikace mezi zaměstnanci prosazuje také v obchodních úsecích nebo v marketingu. Samotní personalisté na rozdíl od ostatních odvětví dávají přednost osobním jednáním.

Změny se dějí kvůli větší flexibilitě práce

Přes 65 procent respondentů průzkumu Předvýběru.cz se shoduje na tom, že oblíbenost využívání moderních technologií pro komunikaci úzce souvisí s rozšiřováním práce na dálku. Lepší spojení mezi kolegy, kteří spolu nesedí v jedné budově, často zařizují například videokonference. Ty podle studie Impact of Video Conferencing Report 2019 od mezinárodní inovační společnosti Lifesize získávají na popularitě také díky mladým generacím pracovníků, kteří už technologie berou jako běžnou součást svého života.

"Vzhledem k tomu, že naše kanceláře se nachází v Brně, v Praze a v Hradci Králové, tak často komunikujeme právě on-line formou. Nicméně v případě důležitých, například strategických setkání upřednostňujeme fyzické porady," přibližuje fungování Petr Zlotý, spoluzakladatel společnosti CleverFarm, která poskytuje komplexní služby pro zemědělce.

"Před deseti lety se komunikace mezi naší pražskou a brněnskou pobočkou odehrávala zásadně osobně. Dnes, zcela jistě i v důsledku vlekoucí se rekonstrukce dálnice D1, se z 95 procent odehrává prostřednictvím telekonferencí," přidává se Jiří Voldán, šéf dodávky produktů IT společnosti Cleverlance.

PROMĚNY FIREMNÍ KOMUNIKACE

Kolegové se kromě hromadných videokonferencí také často propojují přes různé počítačové i mobilní aplikace. Mezi ty nejoblíbenější podle průzkumu od Předvýběr.cz patří Skype či WhatsApp. Za klíčové nástroje ale vedení některých firem nadále označuje také klasické e-maily či komunikaci přes telefon. Jejich popularita podle některých firem ale postupně klesá. "Změny v interní komunikaci se dají charakterizovat hlavně ústupem od e-mailové komunikace a nárůstem on-line konverzací," komentuje Karel Krčmář, zakladatel M2M Communication.

Do popředí se dostává také téma sociálních sítí. Na nich je aktivních stále více firem. Podle průzkumu Předvýběr.cz ale tyto platformy společnosti využívají hlavně pro komunikaci směrem k zákazníkům. Někteří zástupci firem dokonce tvrdí, že pro interní potřeby se sítě vůbec neosvědčily, případně podezírají své zaměstnance, že je hodně využívají pro osobní účely. Proto je někdy zakazují.

Komentář Jakuba Splavce

Dobrá interní komunikace je lepší než ranní kafe. Dokáže snížit i fluktuaci zaměstnanců

9. 12. 2019 ▪ 2 min. čtení

Osobní kontakt je stále potřebný

S proměnou kanálů pro komunikaci se mění i samotná podstata firemních mítinků. Z průzkumu, které zadaly Hospodářské noviny, vyplývá, že 32 procent dotázaných majitelů a ředitelů firem se přiklání ke skutečnosti, že se porady zkracují. Ne vždy to ale může být dobré řešení.

KTERÉ APLIKACE K INTERNÍ KOMUNIKACI NEJČASTĚJI POUŽÍVÁTE?

"Dříve porady sloužily k získávání informací. Ty dnes mají všichni v mnohem větší míře k dispozici už před samotným setkáním. Porada je proto možností pro interpretaci podkladů, arénou pro střet názorů, prostorem pro diskusi, hledání konsenzu a rozhodnutí. Myslím, že je zde obrovský rozpor mezi představou o podobě nutnosti rychlých informativních mítinků na stojáka a realitou," říká Jiří Voldán z Cleverlance.

Věčná nedokonalost komunikace

"Bez ohledu na to, jak bohatá interní komunikace firmy ve skutečnosti je, mají lidé vždy pocit, že informací mají málo a že s nimi firma málo komunikuje," poukazuje na problém Voldán z Cleverlance. Podle zkušeností firmy, pro kterou pracuje, se s tím dá pracovat dvěma způsoby. "Je nutné nepodceňovat pravidelné pohovory se zaměstnanci a dát jim možnost aktivního zapojení do rozhodování. Nespokojenost s interní komunikací totiž není většinou projevem nedostatku informací, ale nedostatku individuální komunikace managementu s konkrétním zaměstnancem," komentuje první bod.

Podle jeho názoru zaměstnanci také postupně začínají být imunní vůči tradičním způsobům komunikace. "Sledovanost tradičních kanálů, jako je například e-mail, se reálně blíží nule. Je proto nutné najít modernější kanály. Hodně úspěšné je například využití interních společenských nebo edukativních akcí ke komunikačním účelům. Nejúspěšnější je překvapivě interní komunikace prostřednictvím veřejných zdrojů. Nejvýrazněji vnímají lidé informace o úspěších firmy, když se je dozvědí z médií," doplňuje.