Martin Duchek, manažer projektových týmů, S&T CZ PilsCom
Zásadní je vždy dobrá analýza, na jejímž základě je provedena implementace systému. Pokud není analýza správně provedena, tak se dá předpokládat, že organizace nebude spokojena s tím, jak systém funguje, může docházet k vícepracím a vícenákladům. Podcenění analýzy je celkem častá záležitost. Čímž se myslí i analýza v rámci interních zdrojů. Organizace by měla vědět, jaké procesy v ní fungují a jak, a mluvit s vlastními lidmi, které procesy potřebují reálně využívat.
Martin Šolc, product manager M-Files, Kyocera Document Solutions Czech
Pokud se při implementaci podaří "vydolovat" ze zákazníků, co přesně potřebují, pak si myslím, že ostatní problémy jsou technického rázu a vždy se nějakým způsobem vyřeší. Největším úskalím je nedostatek času, energie a priority investované do počáteční analytické části. Také je nezbytné k analýze přizvat ty "správné" budoucí uživatele systému. Pokud implementátorovi chybí důležité informace (které často mohou zákazníkovi připadat jako později doplnitelný detail), nemusí být výsledek ideální.
David Tomaier, senior manager pro oblast document management, Trask Solutions
Jedním z častých problémů při zavádění DMS systémů je, že si uživatelé musí osvojit nový způsob práce a dodržování pravidel pro ukládání dokumentů. Často totiž nadále schraňují dokumenty mimo DMS systém, například na lokálních nebo síťových discích, nebo dokonce vytvářejí sila nedefinovaných dokumentů.
Pavel Nykl, obchodní ředitel, Onlio
Asi nejhorší je, když si zákazník myslí, že vše nejlépe zvládne sám. Implementace totiž není až tak o technologiích, ale o tom, jak má vše společně optimálně fungovat. Falešným představám předcházíme důslednou komunikací ve všech fázích projektu a usilujeme o to, aby implementace byla vždy záležitostí dvou rovnocenných partnerů.
