Jedním z největších trendů ovlivňujících současnou podobu kanceláří je stále větší flexibilita a mobilita zaměstnanců. Z velké části to souvisí s nízkou nezaměstnaností a následným bojem o zaměstnance. Firmy musí nabízet nejen zajímavé finanční ohodnocení, ale i příjemné pracovní prostředí.
V budoucnu by proto mohlo být běžné, že mnohem více lidí bude pracovat ve velkých coworkingových centrech. A hybatelem změn ve vnímání kanceláří bude především generace takzvaných mileniálů, shodli se účastníci diskuse Hospodářských novin o kancelářích budoucnosti.
V investicích do kancelářských prostorů společnosti působící v Česku rychle dohánějí západní trh. "Sice stále za Západem mírně zaostáváme, ale za posledních několik let jsme se k němu v kvalitě velmi přiblížili. Pokud se podíváme na velké nadnárodní společnosti, jejich místní kanceláře jsou naprosto srovnatelné s těmi, které mají v zahraničí. Co se týče pracovního prostředí v rámci Evropy, podle mě je lepší než v USA, jelikož klade větší důraz na potřeby lidí," uvedl v debatě Filip Muška, expert na pracovní prostředí ze společnosti CBRE, poskytující služby a investice v oblasti komerčních nemovitostí.
Mladá generace očekává, že pracovní prostředí bude výrazně volnější, než jaké znají jejich starší kolegové. Mladí navíc odmala vyrůstají s novými technologiemi, a umí je proto využívat ke svému prospěchu.
"V kancelářích už skoro nemusí být, mohou pracovat kdekoliv, klidně v kavárně nebo posilovně. Neustále jsou totiž na příjmu, jsou on-line. To je zásadní změna oproti dnešním pětačtyřicátníkům, kteří měli své fixní místo v kanceláři," řekl Milan Začal, senior sales manager ze společnosti Techo.
Linka mezi pracovním a osobním životem se podle něj tudíž stírá. "Stáváme se trochu ptáčky ve zlaté kleci, kde máme všechno, ovšem osobní život nám uniká," uvedl doslova.
Práce kousek od domova
V posledních letech jsou populární sdílené kanceláře. V současné době je po světě zhruba 19 tisíc coworkingových center a neustále vznikají další.
"Jsem zastáncem vize, že budou vznikat velká coworkingová centra, která budou mít lidé poblíž svého bydliště. Tím pádem by se mohla šetřit planeta, jelikož by lidé nemuseli dojíždět do sídel firem na dlouhé vzdálenosti. Myslím si, že většina pracovní síly bude na bázi freelancerů, kteří budou rozhodovat o tom, kolik času té které firmě věnují," uvedl v diskusi Muška.
Tento stav by podle něj mohl vést k větší spolupráci firem se zahraničními specialisty: "Jestli pracujete z Brna nebo ze San Franciska, je dnes už skoro jedno. Komunikace je díky technologiím stejná."
Tradiční kanceláře budou podle experta ze CBRE více sloužit reprezentativním účelům a pro potkávání se větších týmů a skupin. Firmy proto budou volit menší kanceláře, díky čemuž si budou moci dovolit mít sídlo na lukrativnějších adresách.
V digitalizaci jsme pozadu
U mnoha zaměstnavatelů vzbuzuje stále velké obavy digitalizace. "V porovnání se Západem jsme v digitalizaci pozadu," podotkla Petra Šebo, manažerka PR a marketingu pro Česko, Slovensko a Maďarsko ze společnosti Xerox. Z různých průzkumů podle ní vyplývá, že trendem budou kanceláře, kde bude méně papíru, nikoliv ale úplně bez papíru.
"Myslím, že nám bude trvat ještě dlouho, než se dostaneme s digitalizací do harmonie. Podle našich dat asi polovina vytištěných materiálů končí ihned v koši, a pětinu si z tiskárny dokonce nikdo nevyzvedne. Je potřeba naučit společnosti a zaměstnance, aby využívali možností digitalizace, které jim mohou pomoci pracovat rychleji a efektivněji," řekla Šebo.
V současnosti už existují aplikace, které umožňují jednodušší správu budov nebo lepší identifikaci problémů. Na trhu jsou i bezpečnostní aplikace, jež využívají rozšířenou realitu a například při požáru vás mohou navigovat k nejbližšímu únikovému schodišti. Anebo aplikace sbírající data o tom, kde tráví zaměstnanci nejvíce času, a ukazující nejvytíženější prostory.
"Nové technologie nám umožňují sbírat potřebná data a vývojáři potom vytváří produkt podle potřeb dané firmy. Souvisí s tím i to, jak je kancelář vybavena technologicky. Důležité je, aby lidé zbytečně netrávili čas na chodbách jen kvůli tomu, aby se dostali k potřebnému zařízení," uvedla Petra Šebo.
"Bez technologií by to už nešlo. Dnes nás nelimitují technologie, ale naše vlastní schopnosti je všechny zvládnout. Jejich záplava a nemožnost je všechny umět ovládat nás brzdí," doplnil spoludiskutující Filip Muška ze CBRE.
Ideální jsou kombinované kanceláře
Podle účastníků debaty Hospodářských novin je vhodné pracovní prostředí, které kombinuje prvky open spaců a uzavřených kanceláří. "Aby byla firma flexibilní a konkurenceschopná, je nutné, aby vytvářela různé pracovní týmy a navzájem je propojovala. Na to musí být připravené prostředí, musí v něm být možnosti, které lze využívat pro různé typy práce," řekl Milan Začal z Techa.
Dnešní open space by podle diskutujících měl být relativně malý a jednotlivé pracovní skupiny by od sebe měly být odděleny. Důležité je, aby bylo prostředí členité.
"Menší prostor lze vyřešit mnohem lépe akusticky. Open space by měl být doplněn o prostory, kde je soukromí. Výhodou otevřených kanceláří je, že podporují komunikaci a lépe se v nich sdílí firemní duch, zároveň dochází i k více nápadům při společných jednáních," popsal Filip Muška. "Když je dobře udělaný open space, může mít vše, co je potřeba. U nás ve společnosti jsme takto propojili různé týmy a také jsme vytvořili zóny pro zákazníky, kteří nám jsou blíže," přidala svou zkušenost z Xeroxu Petra Šebo.
Oblíbený je v poslední době rovněž koncept zvaný activity based working. Znamená to, že zaměstnanec nemá vlastní stálé pracovní místo, ale nachází si ho každý den znovu. Může si tak vybrat pracovní místo, které pro ten který den potřebuje. Open space si tak může člověk zvolit, když potřebuje komunikovat s kolegy. V případě, že se musí více soustředit na práci, sáhne po uzavřené kanceláři.
"V kombinovaných kancelářích jsou i další typy pracovišť. Například pokud jste třeba odpoledne už unavení, můžete si sednout do neformálního prostoru. Už jen změna prostředí vám dodá energii," vysvětloval Filip Muška. Problém podle jeho názoru nastává při navrhování podobných prostranství. "Musí se správně vymyslet rozdělení otevřených a uzavřených prostorů a zejména je třeba připravit zaměstnance na změnu prostředí," uvedl.
Pro některé pozice samozřejmě tento koncept vhodný není. "Například v účtárně nedává úplně smysl, aby si lidé každý den hledali nové místo. Tam to nepřináší žádnou přidanou hodnotu. Naopak u různých projektových manažerů a obchodníků to smysluplné je," řekla Petra Šebo.
"Mně třeba velmi vyhovuje, že nemám vlastní pracovní stůl. Mohu si volně sednout s kolegy do relaxační zóny, kde řešíme projekt. Poté se přesunu do jiné zóny, kde si udělám vlastní agendu. Jinde zase mohu vyřešit důvěrné telefonáty," popsal svou zkušenost s tímto stylem práce Milan Začal.
