Pracovní stůl, na kterém kromě monitoru a klávesnice s myší nebo notebooku není ani kousek papíru, je v českých firmách ještě budoucnost. U malých a středních podnikatelů stále vedou vytištěné smlouvy, faktury a účtenky nad jejich digitální podobou a ještě několik let to tak podle odborníků zůstane. "Momentálně jsme asi na třiceti procentech cílového stavu. Tím je funkční a procesní kancelářské prostředí s takovými technologiemi, které umožní fungovat nějakým způsobem bez papíru. Papír má ale své výhody, které firmy budou chtít využívat i v budoucnu," míní Ondřej Valeš z oddělení byznysových a informačních služeb společnosti Canon, kde se zabývá digitalizací dokumentů. K plně digitalizovaným kancelářím se čeští podnikatelé podle něj dostanou tak za deset let.

Nejblíže jsou této realitě velké mezinárodní firmy, které díky digitalizaci dokumentů mohou být efektivněji řízeny a zároveň je pro ně snazší potřebné informace takto uchovávat. Podle Radka Procházky z poradenské společnosti Procházka & Partners se ale také malí a střední podnikatelé postupně snaží přecházet k digitálním technologiím. "Nejenže zjednodušují a zrychlují vyhledávání konkrétních dokumentů, ale v konečném důsledku šetří i finanční náklady podnikatelských subjektů," říká Procházka.

Kancelář bez papíru brzdí úřady

Zbavit se papíru je dnes zatím drahá a náročná záležitost. Podle Valeše z Canonu to ale jde. Narazit však můžete třeba u úřadů. "Naše instituce stále celou řadu věcí vyžadují v papírové podobě, respektive aby měly firmy archivované originály. Například když děláte projekty financované z evropských dotací, tak tam je papír také nezbytný," popisuje Lenka Filipová ze společnosti M.C. Triton, jež se zabývá zlepšováním kvality řízení ve firmách.

České podniky a cloudové služby

Placené cloudové služby, skrze které mohou firmy sdílet a napojit se na svá datová úložiště odkudkoli, využívalo podle průzkumu Českého statistického úřadu v minulém roce 22 procent tuzemských firem s deseti a více zaměstnanci. O tři roky dříve to bylo 15 procent podniků. Nejčastěji firmy využívají cloudový e-mail (77 procent), data na něm ukládá téměř 60 procent subjektů, dále pak 48 procent podniků platí za cloud pro využívání kancelářského softwaru. Nejčastěji cloudové služby využívají IT firmy.

Digitální podpis nebo certifikovaná konverze dokumentů se podle Valeše také stávají standardem teprve postupně. "Momentálně se pohybujeme v hybridním prostředí, kdy využíváme téměř plnou digitalizaci k výměně informací a papír k projevení a dokumentaci právních úkonů. Bezpapírová kancelář je částečně problém technologický, ale hlavně právní a účetní," vysvětluje odborník z Canonu.

Stát se nicméně také pomalu o digitalizaci snaží. Před třemi lety například zavedl povinnost pro firmy a podnikatele, kteří mají zřízenou datovou schránku, komunikovat s finančním úřadem elektronicky. Nedávno zavedená elektronická evidence tržeb tomu také pomáhá.

Jak se zbavit papíru

Pokud se rozhodnete mít čistý pracovní stůl bez papíru, nejdříve si vše promyslete, nastavte procesy a až poté řešte digitalizaci. Pokud byste na to šli naopak a nejdříve řešili nástroj a až poté procesy, mohlo by posléze být těžké udržet efektivnost, upozorňuje Filipová z M.C. Triton.

Na digitalizaci dokumentů jděte postupně a rozdělte ji do několika menších projektů. Některé kroky ale můžete dělat zároveň. Nejdříve si zajistěte přenos dokumentů do elektronické podoby a výměnu informací. To vše v bezpečném formátu. "Hlavně skenování papírových dokumentů do formátu PDF s xml vrstvou (díky tomu můžete upravovat, zda se v souboru objeví citlivé a důvěrné informace − pozn. red.), zabezpečený přenos dat, bezproblémové importy a exporty dat do podnikových systémů a tak podobně," uvádí Valeš z Canonu.

Pak si nastavte systém, jak v podniku budete s informacemi nakládat. Prostřednictvím systému pak můžete spravovat a řídit oběh elektronických dokumentů. A to i mezi jednotlivými odděleními, podnikovými aplikacemi a také jejich vzájemnou integraci. "V této oblasti dochází k velkým změnám díky vývoji v jednotlivých sektorech hospodářství, standardizaci, harmonizaci české a evropské legislativy, příchodu cloudových řešení i dalších ICT technologií v oblasti datových sítí, databází nebo tvorby uživatelského rozhraní," upozorňuje Valeš.

Ideální DMS neboli document management system ukládá dokumenty a jejich verze přehledně na jednom místě a řídí přístupy lidí, kteří si je mohou otevřít. "Díky tomu zpřehledňuje proces nakládání s dokumenty a rovněž jejich vyhledávání. Navíc by měl obsahovat různé reportovací nástroje, které přispívají k zefektivňování firemních procesů," doplňuje Procházka.

Pokračování textu je k dispozici pouze pro platící čtenáře

Předplatitelé mají i řadu dalších výhod: nezobrazují se jim reklamy, mohou odemknout obsah kamarádům nebo prohlížet archiv.

Proč ji potřebujeme?

Potřebujeme e-mailovou adresu, na kterou pošleme potvrzení o platbě. Zároveň vám založíme uživatelský účet, abyste se mohli k článku kdykoli vrátit a nemuseli jej platit znovu. Pokud již u nás účet máte, přihlaste se.

Potřebujeme e-mailovou adresu, na kterou pošleme potvrzení o platbě.

Pokračováním nákupu berete na vědomí, že společnost Economia, a.s. bude zpracovávat vaše osobní údaje v souladu se Zásadami ochrany osobních údajů.

Vyberte si způsob platby kliknutím na požadovanou ikonu:

Platba kartou

Rychlá online platba

Připravujeme platbu, vyčkejte prosím.