Neustálé kontrolování e-mailové schránky brání lidem v soustředěné, produktivní práci. Zahlcení zprávami si začínají všímat také některé zahraniční firmy a politici. Francie například přijala před rokem zákon zakazující nutit zaměstnance odpovídat na pracovní e-maily mimo pracovní dobu.

Manažer Pavel Fára ze Svazu průmyslu a dopravy objeví po každé týdenní dovolené i více než 300 e-mailů. "Když zprávy přicházejí rychleji, než je stihnu vyřídit nebo alespoň otevřít, pociťuji zvýšený stres. Mám pocit zhoršeného soustředění, úzkosti a fyzického pocitu zavalení prací," popisuje. Fárovi podle vlastních slov zabere spoustu času už jen mazání došlých zpráv, které se ho netýkají. Těch je asi 85 procent.

"Přemíra e-mailů je stále větší problém. Vysvětluju si to tím, že za 10 let, co jsem ve firmě, se objevuji na stále více seznamech. Tisíce lidí mají můj kontakt a vizitku. Patrně se mnou mají dobrou zkušenost, protože se na mě obracejí i s věcmi, které se mě přímo netýkají," uvažuje.

Byznys s krocením e-mailů

Že je zahlcení pracovními e-maily ožehavý problém, dokládá i to, že kurzy na téma krocení elektronické pošty za půl roku prošlo 800 účastníků. Lekce on-line, prostřednictvím sítě, i off-line − tedy osobně − vede Pavel Šarbort. "Zhruba jeden milion lidí v Česku pracuje každý den aktivně s e-mailem, jejich krocení může zajímat i 800 tisíc z nich," odhaduje podnikatel Šarbort, který stojí za projektem SimpleRestart.

Důležité podle něj je si uvědomit, že e-mail není součástí popisu většiny prací. "Firmy většinou živí něco jiného než e-maily, za ně skoro nikdo není placený. Jsou jen prostředkem komunikace, ale hlavní jsou v práci výsledky, jako je třeba u právníka hotová smlouva nebo u grafika hotový návrh a podobně," vysvětluje. Zhruba 80 procent lidí, kteří navštěvují jeho semináře, řeší e-maily déle než dvě hodiny denně.

Řešením je podle Šarborta nastavit pár jednoduchých pravidel, kterými by se měl každý člověk řídit. Základem je psát krátké, stručné a jednoduché e-maily. "Spousta lidí má pocit, že když od někoho dostanou dlouhý e-mail, musí na něj také dlouze odpovědět. Spočítali jsme, že když se efektivně komunikovat naučí tým 15 lidí, kteří berou 40 tisíc hrubého, ušetří tím 1,5 hodiny denně," říká podnikatel. Pro soustředěnou práci by lidé měli mít vypnuté notifikace a vyskakovací okna. Stejně tak by neměli mít otevřený e-mail po celý pracovní den, už jen to vede ke stresu. "Není vhodné e-maily číst na telefonu, a už vůbec nemusíte mít na telefonu červené číslo počítající došlou poštu. To jen stresuje, protože každých 20 minut tam budou nové," míní Šarbort. Mít e-mail pod kontrolou podle něj znamená číst ho jen omezený čas a jen několikrát denně. Osvědčuje se například otevírat schránku až v 11 hodin a ráno se věnovat důležitější práci.

Dovolená "off-line" dvakrát do roka

Spolumajitel firmy STRV Lubo Smid každý den obdrží 400 e-mailů, velmi důležitých je podle něj jen 20. "Celkový počet zpráv je ovšem mnohem vyšší, používám také další komunikační nástroje," říká Smid. Svoji schránku kontroluje průběžně během dne, používá také různé filtry, které mu přicházející poštu třídí. Smid vyráží jednou nebo dvakrát ročně na "off-line" dovolenou, kdy úplně vypne od práce a není dostupný na telefonu či e-mailu.

Zakladatel a majitel start-upu Gettick Alan Vyšín má pro vyřizování e-mailů strategii. "Na 85 procent e-mailů reaguji mezi 7.15 a osmou hodinou ráno. Večer na e-maily zásadně nereaguji, stejně tak o víkendech a o dovolených," říká Vyšín. Průměrný pracovník tráví 28 procent pracovní doby v dosahu e-mailu. Snížením počtu kontrol schránky se sníží také stres a chvilkové odpočinutí od práce zvyšuje soustředění.

Partnerce EY Magdaleně Souček každý den dorazí do e-mailové schránky zhruba 70 zpráv. Ty vyřizuje po celý den společně se svojí asistentkou. Ta provádí jejich základní třídění podle důležitosti. "Většinou čtu e-maily i mimo pracovní dobu, o víkendech a o dovolených. Nedokážu si představit, že by se odesílání e-mailů mělo omezovat. Naopak si myslím, že čtení e-mailů mimo pracovní dobu a o víkendech je v pořádku, protože si každý může zorganizovat svůj čas podle potřeby," říká Souček, podle které je jen třetina e-mailů skutečně důležitá.

S e-maily bojují firmy i celé státy

Ve Francii už déle než rok funguje tzv. právo na odpojení. To ukládá firmám, aby stanovily dobu, kdy není možné po zaměstnancích vyžadovat zvednutí telefonu nebo odpovědění na e-mail. Účelem zákona je mimo jiné prevence vyhoření a obrana soukromého života. "S naší francouzskou pobočkou komunikujeme zcela standardně, o žádných omezeních nemáme informace. Zrovna tu mám e-mail od mého francouzského kolegy odeslaný po desáté hodině večer, takže to s tím zákazem nebude tak horké," míní Souček z EY.

Do zredukování e-mailů se pouští i některé firmy. Například Volkswagen od roku 2011 blokuje e-maily mezi 18.15 a sedmou hodinou ranní, tedy vždy půl hodiny před pracovní dobou a po ní. Stejně tak o víkendech. V žádné z námi oslovených firem nic podobného ale neplánují. "Nikdy bych systémově nezamezil e-mailům mimo pracovní dobu. I zpráva odeslaná po pracovní době může být vyřešena v pracovní době," říká Pavel Novák, ředitel Zonky.

Zaměstnanci společnosti Gamee se řídí pravidlem e-maily ke komunikaci mezi sebou nepoužívat. Místo toho používají chat v aplikaci Slack. "E-maily, které mi přijdou, jsou tedy buď hodně důležité zprávy od partnerů nebo investorů, anebo spamy," říká spoluzakladatelka firmy Božena Řežábová.

Řada studií dokládá, že časté kontrolování e-mailové schránky způsobuje značný stres a nespavost. Navíc lidem zabraňuje v soustředěné práci. Nedávná studie Pensylvánské univerzity ukázala, že lidi nevyčerpává ani tak čas, který tráví odpovídáním na pracovní e-maily, ale očekávání, že by na ně měli odpovídat i po pracovní době. Podle studie takový přístup znemožňuje odpojení lidí od práce, a to i když jsou doma, kde by měli nabírat další síly. Firmy, které očekávají, že jejich zaměstnanci budou neustále na příjmu, tak mohou způsobit svým pracovníkům chronický stres.

Infografika
Infografika E‑MAILY
Související
Infografika E‑MAILY