Jen těžko bychom hledali firmu, která se zcela obejde bez softwaru instalovaného v jejích počítačích a serverech. To ale znamená, že se musí řídit licenčními podmínkami výrobce konkrétního programu a souvisejícími zákonnými normami (např. autorským zákonem a dalšími). Zatímco v případě operačního systému Microsoft Windows, který bývá na nových počítačích nejčastěji už předinstalován, nebo některých kancelářských aplikací není splnění licenčních podmínek příliš obtížné (stačí pořídit tolik licencí, kolik má počítačů). Správné licencování serverového softwaru, ať jde o operační systémy, databáze a další programy, je náročný úkol i pro zkušené správce IT.

 

SAM

K inventarizaci softwaru se používají specializované nástroje pro správu softwarových aktiv (Software Asset Management, SAM). Ty vyhledají ve všech počítačích a serverech veškerý instalovaný software.

Vyznáte se v licencích?

Správa licencí v rámci větší firmy je tedy komplikovaná a rozhodně není dobré ji podcenit. Softwaroví výrobci jsou totiž u zákazníků oprávněni provádět tzv. softwarové audity, během kterých důkladně prověří, zda jsou jejich produkty využívány v souladu s licenčními podmínkami nebo platnou licenční smlouvou. Následky odhalení nesouladu s licenčními podmínkami mohou být nepříjemné, a to i v případě jejich nevědomého porušení. Kromě nákladů na pořízení dodatečných licencí, nezbytných pro uvedení stavu do souladu s licenčními podmínkami, hrozí i nebezpečí citelných finančních postihů jako náhrady škody způsobené neoprávněným užíváním. Jak se takové situaci vyhnout?

 

Přínosy pro malé i největší

Proto se pro inventuru softwaru používají specializované nástroje pro správu softwarových aktiv (Software Asset Management, SAM). Ty vyhledají ve všech počítačích a serverech veškerý instalovaný software, což je základní krok k tomu, snadno odhalit nelegální instalace softwaru na počítačích zaměstnanců či provozovaných serverech. Největší efekt tato část obvykle mívá v menších firmách, které mají volnější pravidla pro to, zda uživatelé mohou instalovat vlastní programy. Všechny společnosti bez rozdílu pak ocení porovnání počtu instalací serverového softwaru s počtem nakoupených licencí a vyhodnocení jejich legality.

 

SAM pomůže optimalizovat náklady

Závěry z práce SAM mohou být dvojího druhu. Především lze ještě před případným auditem ze strany výrobce zjistit, zda je používaný software řádně licencován, nebo jestli je třeba pořídit dodatečné licence. Často ale dochází i k opačné situaci, kdy má firma nakoupeno více licencí, než ve skutečnosti potřebuje, nebo že někteří zaměstnanci nevyužívají programy instalované ve svém počítači, které naopak jejich kolegům chybí. Přímým důsledkem této "inventury" proto mohou být i úspory při pořizování a obnově licencí nebo optimalizace instalací dříve zakoupeného softwaru.

 

Zvládnete to sami?

Používání softwaru ve firmách se samozřejmě rychle vyvíjí podle toho, jak se mění počet a potřeby firem i zaměstnanců, takže k SAM nelze přistupovat jako k jednorázové záležitosti. Pravidelnou inventuru softwaru je třeba provádět v souvislosti s vývojem a strategickými cíli každé organizace a samozřejmě i s plánováním provozních nákladů a investic. Pečlivá správa softwarových aktiv se odrazí nejen v ochraně před případnými sankcemi, ale také v potenciálních úsporách a zvýšené produktivitě zaměstnanců, kteří získají software nezbytný pro svoji práci.

Dagmar Elbastawisi, senior manažerka licenčního kompetenčního centra T-Mobile Czech Republic

 

Článek byl publikován v ICT revue 4/2016.

 

 

Související