Vlastní kancelář je přežitek, dokonce ani stálé pracovní místo není samozřejmostí. Moderní trendy totiž straní takzvaným open space prostorům. "Sedím s lidmi v otevřeném prostoru a často mě najdete na různých židlích a různých místech," říká personální ředitelka České spořitelny Jitka Schmiedová.

Proč nemá žádné pevné místo a jak má podle ní vypadat stimulující pracovní prostředí?


HN: Jste zastánkyní dnes populárních otevřených pracovních prostorů?

Všechno má svá pro a proti. Open space má své výhody. Lidé jsou si blíže, nemají bariéry, mohou spolu komunikovat, lehce se najdou. Na druhou stranu, když ale člověk má na něčem v klidu pracovat, potřebuje prostor, kde se může zavřít, být sám a tiše si přemýšlet. Open space také vyžaduje určité návyky v chování: ohleduplnost, respekt, nehlučet, nejíst voňavá jídla a podobně. To lidé často porušují a potom je to kontraproduktivní, protože jsou nesoustředění a vyrušují se.

HN: Jak open space uspořádat tak, aby k tomu nedocházelo?

Otevřený prostor by měl být uzpůsoben flexibilně. Měly by v něm být prvky nejenom pro společnou práci týmu, ale i klidné zóny, které slouží pro práci systematickou. Také by tam měly být telefonní budky, telefonování je totiž další nešvar. Měl by mít i relaxační a inspirativní zóny, kde to naopak člověka bude bavit, kde by si mohl oddychnout a nabít se na další část dne.

HN: Sama nemáte stálou kancelář, v čem vám to usnadňuje práci?

Jsem zvyklá fungovat v otevřených prostorech tak, že každý den pracuji na něčem trochu jiném. Vždycky si tedy sednu tam, kde mám příslušné kolegy, a trávím s nimi část dne nebo celý den. Zrychlí nám to komunikaci. Místo toho, abychom si e-mailovali, telefonovali nebo někde schůzovali, tak se mezi ně posadím a daleko efektivněji všechno vyřídím. Leadership se dělá lépe, když se víc rozprostřete mezi lidmi. Nejenom mezi týmem, kam kmenově patříte, ale po celém pracovišti. Daleko lépe pak zjistíte, co lidé řeší, co je tíží, co jim dělá radost, co je motivuje. Lépe se vám řídí, jste více přístupní, zaměstnanci si k vám najdou snáze cestu.

HN: Mají to tak všichni zaměstnanci ve vašem týmu?

Chtěli jsme, aby to tak bylo. Jsme spokojeni tak napůl, ono to lidi stále táhne na jedno místečko, kde mají "to svoje". Ale čím dál víc se nám daří udržovat stoly neosobní a čisté, takže se k nim může druhý den posadit někdo jiný. Vyžaduje to čas a trpělivost. Tohle jsou věci, které se u lidí nezmění přes noc, zvlášť pokud jim filozofie volného prostoru není blízká. Celou řadu kolegů už postupně nacházíme na různých místech. Ale protože se jim chce, ne že by museli. Nikoho tvrdě nenutíme, to nemá cenu.

HN: Nechybí jim osobní věci?

Kdyby měli všichni říct, co by opravdu rádi, tak bych vůbec nebyla překvapená, kdyby většina řekla, že postrádá svůj osobní stůl, kde má fotografie, kaktusy a řada lidí i botičky pod stolem. Ono to pro ně představuje určité bezpečí, takové "doma". Ale zároveň musím říct, že v mém týmu je příjemné vidět, že ač tato změna nejdřív bolí, tak si na to docela hezky zvykáme a někdy v tom lidé nachází už i výhody. Přechod z fixního místa na variabilní otevřené prostory je pro lidi ohromně citlivá záležitost snad ve všech kulturách, ve kterých jsem to zatím měla možnost sledovat. Je nutné ho dobře "zkomunikovat", dát lidem čas změnu zažít a nechat je si zvyknout. Toto jsou věci, které se nedají zlomit a vymáhat, lidé by pak byli demotivovaní. Je to změna, která skoro až fyzicky bolí, chce to čas.

HN: Jak podle vás vypadá ideální model takového systému?

Nejdokonalejší modely jsem viděla ve firmách Accenture a Vodafone. V Accenture jsou pracoviště úplně očistěná od všeho, co tam nemá být. Je tam skutečně jenom místo, které je pro všechny standardně vybaveno a každý den je perfektně uklizeno. To znamená, že přijdete ráno do práce, vezmete si na recepci svůj kontejner s věcmi na kolečkách a dostanete lístek, ke kterému stolu se máte posadit. Je to velmi jednoduché a efektivní. Vždycky víte, co vás tam čeká. Co se týče modelu Vodafonu, tam je prostor velice kreativní a barevný. Každé patro nabízí jiný motiv. Podle toho, na čem zrovna pracujete, si vyberete různě energetizující poschodí. Opět jsou tam stoly vybavené stejným způsobem, efektivní mi ale přijde to, že nižší počet stolů než lidí je v celé budově stejný. Nediskutuje se o tom, že tamten tým má jiný poměr lidí a stolů, všichni mají stejné podmínky, stejnou výbavu, stejný komfort.


HN: Ve vašem týmu má pracovní místo pouze 80 procent zaměstnanců. Jak funguje tento systém?

Řada pozic pracuje hodně v terénu, to znamená, že nepotřebují stůl celý den. Typicky jsou to byznys partneři a náboráři. Lidé, kteří mají celý den schůzky nebo hodně cestují po republice. Vypadalo by to tak, že by si ráno hodili věci na stůl a celý den by tam nebyli. Kvůli tomu nemusíme držet pracoviště. Vypočítali jsme, kolik potřebujeme fixních stolů s ohledem na pozice, které stálé místo vyžadují, a také s ohledem na to, aby se lidé, kteří přijedou z terénu, měli kam posadit.

HN: Co práce z domova, prospěje efektivitě práce?

V dnešní době je důležité umožnit lidem maximální možnou flexibilitu. Ať pracují na čemkoliv, kdekoliv a kdykoliv. Tradiční způsoby vedení, kdy šéf musí na svoje lidi vidět, už berou víc a víc zasvé. Samozřejmě jsou určité funkce, například na přepážkách v pobočce nebo v call centrech, kde si toto dovolit nemůžeme. Ale u pozic, které to umožňují, jsem toho velkým zastáncem. Doma máte klid, vyřídíte často více než v práci. Vyžaduje to ale zodpovědný přístup, určitou zralost a také důvěru ze strany šéfa. Musí se dívat na to, jaké doručíte výsledky, a ne odkud.

HN: Co ještě kromě prostoru, ve kterém se zaměstnanec pohybuje, ovlivňuje pracovní výkon?

Myslím si, že člověk je efektivní, když dělá práci, na kterou má, ke které je nejlépe uzpůsoben a která ho baví. Jinými slovy, mít správné lidi na správných místech a vytvořit i takové podmínky pro práci, aby je skutečně bavila. Člověk, kterého něco opravdu baví, je, to mi věřte, nejvíce efektivní.