Lukáš UhlLukáš Uhl
ředitel společnosti DámeJídlo.cz

Provozní hodina vozidla k soukromým účelům je ztracená

V DámeJídlo.cz poskytujeme služební vozidla našim kurýrům, kteří rozváží objednávky z restaurací k zákazníkům. Primárně jde o výrobní prostředek, u kterého můžeme detailně měřit veškeré náklady a míru využití.

Naše prvotní úvaha tedy byla vozidla k soukromým účelům neposkytovat, protože každá provozní hodina vozidla využitá pro soukromé účely představuje ztracenou provozní hodinu z hlediska tvorby přidané hodnoty.

Avšak s postupem času jsme přišli na to, že je dobré kurýrům nechat služební vozidla na cestu domů z místa poslední zakázky a nenutit je vracet je na centrálu. Mnohdy totiž končí v pozdních hodinách a po náročné směně je cesta domů hromadnou dopravou extrémně vysilující.

To však není jediný benefit, kterého tím docílíme. Naši kurýři tak začínají směnu v místě svého bydliště, což prakticky znamená, že máme od počátku pracovního dne víceméně rovnoměrně pokryté lokality celého města a nemáme veškeré rozvozové kapacity koncentrovány do jednoho místa kolem naší centrály.

Zároveň však zakazujeme použití služebních vozidel pro jiné účely, než je ten zmíněný, což velmi detailně monitorujeme pomocí GPS dat ze všech našich vozidel. Pro tyto účely máme několik nástrojů, které automaticky identifikují podezřelé případy. Pokud se kurýr odchýlí od očekávané trasy, můžeme to rychle analyzovat a případně vyvozovat důsledky.

Také chceme, aby každé z našich firemních vozidel reprezentovalo společnost DámeJídlo.cz, a proto zodpovědností všech kurýrů je čistota služebního vozu, jak zvenku, tak uvnitř.

Nyní máme zhruba okolo 200 řidičů v Praze a v dalších větších městech po České republice a náš vozový park se taktéž rozšiřuje. Při tomto počtu zaměstnanců a vozidel už není tak jednoduchá kontrola nad všemi vozidly. Z toho důvodu jsme zřídili pozice šéfů kurýrů, kteří jsou zodpovědní za kontrolu všech našich služebních aut, co se týče nejen čistoty, ale i technického stavu.

 

Václav LevýVáclav Levý
ředitel Fleet Managementu společnosti Raiffeisen - Leasing

K některým pozicím služební vůz patří

Použití firemního auta k soukromým účelům je u nás poměrně oblíbeným benefitem. K některým pozicím služební automobil zkrátka patří. Nejvyšší, ale často i střední management s ním počítá skoro stejně samozřejmě jako s mobilním telefonem. Je to logické - manažeři mívají četná jednání mimo sídlo firmy, potřebují se operativně přesouvat, být na všech schůzkách včas a v pozdních hodinách se pohodlně vracet domů. Služební auto jim tedy zajišťuje efektivitu a komfort, pomáhá jim ale také v reprezentaci společnosti a vypovídá o její prestiži. Obdobně je jasné, že výkonnost a schopnost operativního zásahu servisních pracovníků bude vyšší, pokud budou moci zakročit okamžitě, místo toho, aby se nejprve dopravovali do centrály.

Užívání pracovních aut v mimopracovní dobu má však svá specifika. Pravdou je, že v posledních letech je z hlediska daňové a finanční zátěže výhodné především pro zaměstnance, zatímco u zaměstnavatelů to tak jednoznačné není.

Služební automobil provozovaný pro soukromé účely je nepeněžním příjmem a jako takový podléhá dani z příjmu ze závislé činnosti. Pokud tedy někdo svůj služební vůz po pracovní době odstaví na firemním parkovišti a domů jede MHD, ušetří za pohonné hmoty, nikoliv však na dani z příjmu.

Velkou výhodou přidělení firemního auta na domácí použití je fakt, že zaměstnanci odpadají starosti s náklady na údržbu a servis. Garanční prohlídky či výměnu pneumatik podle ročního období zpravidla zajišťuje a hradí zaměstnavatel. Jediné náklady, které zbývají na zaměstnance, jsou tedy pohonné hmoty za soukromě ujeté kilometry. Výběr vozu a výbavu pak může ovlivnit pouze částečně.

Náklady na palivo pro soukromé kilometry by měl zaměstnanec evidovat nejlépe v knize jízd a hradit je přímo, případně si je nechávat srážet z čisté mzdy. Doporučení si zaslouží různé GPS lokalizační systémy s automatizovanou knihou jízd a volbou služebního a soukromého režimu, které alespoň částečně zjednoduší související administrativní zátěž.

Zaměstnavatel naopak nemá právo zjišťovat, odkud a kam cesta vedla nebo jakou rychlostí řidič jel. Zmíněné lokalizační nástroje skryjí soukromé trasy, ale přesně zaznamenají jejich délku.

Nad tím, zda zpřístupnit služební auta i pro soukromé účely, je třeba přemýšlet zejména jako nad benefitem, který přispěje ke spokojenosti zaměstnanců. A zpravidla platí, že spokojení zaměstnanci lépe a více pracují a dělají firmě dobrou reklamu, která se jí potom vrátí v nových klientech či dalších kvalitních zaměstnancích.

 

Uršula KrálováUršula Králová
ředitelka lidských zdrojů T-Mobilu

Služební auto pro soukromé použití je v Česku běžnou výhodou

Dobře si uvědomujeme, že abychom mohli mít spokojené zákazníky, potřebujeme v první řadě spokojené a motivované zaměstnance. Péči o ně proto věnujeme velkou pozornost a nabízíme jim celou řadu benefitů, od možnosti flexibilního čerpání zaměstnaneckých výhod formou "internetového obchodu" Cafeteria přes příspěvky na penzijní spoření, stravování nebo zdravotní péči až po zvýhodnění z oblasti pracovní doby, pracovních pomůcek a podobně.

Jedna z výhod, které svým zaměstnancům dlouhodobě poskytujeme, se týká také služebních vozidel a pravidel pro jejich využívání - kolegové, kteří mají vůz přidělen, ho mohou užívat nejen pro pracovní účely, ale také pro účely soukromé. Zaměstnanci si vedou knihu jízd, kde evidují ujeté kilometry včetně rozlišení, zda šlo o pracovní, nebo osobní cesty. Automobil zkrátka provozují podle potřeby, přičemž náklady na pohonné hmoty za soukromé jízdy se jim následně strhávají z výplaty.

Že jde o velmi zajímavý benefit, dokládá mimo jiné fakt, že jej čerpají všichni, kteří tuto možnost mají. Za posledních přibližně 10 let jsme se setkali pouze s ojedinělými případy, kdy zaměstnanec o použití služebního vozidla pro osobní účely neměl zájem. Sama si pamatuji jen na případ kolegy, který vlastnil soukromý automobil a zároveň měl přidělen služební vůz, jejž ale nemohl pohodlně parkovat v místě svého bydliště - firemní auto mu proto, jako jednomu z mála, sloužilo jen pro pracovní cesty.

Soukromou jízdu však mohou ve služebním voze absolvovat i pracovníci, kteří jej nemají přidělen nastálo, ale využívají firemní vozidla našeho autoparku pouze příležitostně při konkrétních služebních cestách - samozřejmě jen v době, po niž mají auto zapůjčeno. Princip evidence a hrazení pohonných hmot je stejný jako v případě kolegů s trvale přiděleným automobilem.

Přestože je tento benefit nemalý a rozhodně jej nelze považovat za samozřejmost, nemám pocit, že bychom byli mezi českými firmami v tomto ohledu výjimeční. Podle mého názoru je poskytování této možnosti v České republice vcelku běžné napříč obory podnikatelské činnosti a velikostmi zaměstnavatele. V menšině jsou tedy spíše společnosti, jež tuto výhodu svým lidem nenabízejí, respektive jim používání služebních vozidel pro soukromé účely zakazují.

 

Jiří SolucevJiří Solucev
obchodní ředitel leasingové společnosti Arval CZ

Kombinace benefitů je téměř nezbytná

Služební automobil je v Česku stále vnímán jako velký benefit, protože pro řadu domácností je to zároveň první vozidlo pro rodinu, které využívají na delší cesty nebo když cestuje celá rodina. Myslím, že firmy jsou si toho stále dobře vědomy a mohou toho faktu dostatečně využívat při motivaci svých zaměstnanců.

V dnešní době přibývá firem, které umožňují zaměstnancům částečně práci z domova. Celkové propojení, nebo spíše prolínání práce a soukromého času se tak zvyšuje. Kombinace různých benefitů včetně soukromého používání vozidla nebo mobilního telefonu je tedy nasnadě, ne-li přímo nezbytná.

Na druhou stranu je potřeba mít pod kontrolou náklady, protože pohonné hmoty v posledních letech tvořily a budou tvořit významnou složku nákladů na provoz vozového parku. Proto je potřeba mít dobře vyřešený způsob, jak identifikovat soukromě ujeté kilometry, a to se dá dělat různými způsoby.

Ideálním řešením jsou GPS systémy s přepínačem mezi soukromou a služební jízdou. U našich klientů dnes provozujeme zhruba 3000 GPS jednotek, jež kromě knihy jízd například dokážou i vyhodnotit styl jízdy řidiče, který má samozřejmě také vliv na celkové náklady.

Když jsme u nákladů, nemůžeme opomenout různé škody na vozidle, které dost často vznikají i při soukromém používání vozu, při parkování před obchodními centry, v garážích nebo před domem na ulici, ale také nesprávným používáním vozidla. K tomu, aby se lidé chovali k automobilu jako k vlastnímu, je potřeba také určitá forma motivace. Doporučujeme našim zákazníkům nechat zaměstnance, aby si vybral své služební vozidlo sám.

Samozřejmě je potřeba nastavit určité parametry a limitovat výběr. Můžete stanovit například výši měsíční splátky, limit na emise CO2 či spotřebu vozidla nebo určit, že vůz musí mít vždy pět dveří a dieselový motor. Je prokázané, že když si zaměstnanec vybere vůz podle sebe, celkové náklady na jeho provoz včetně pojistných událostí mohou být až o 20 procent nižší.

Nabízíme i možnost přes mobilní aplikace informovat řidiče o vývoji nákladů na jejich vozidle. I to je cesta, jak svým způsobem ovlivňovat řidiče a jeho myšlení.

Soukromé používání vozidla tedy je a bude součástí způsobu prolínání práce a života, ale firmy by se měly více zabývat nastavením pravidel, motivací lidí ke snižování nákladů a šetrnému používání. Samozřejmě kontrola nákladů je při tom nezbytná.

 

Související