Software, který firma potřebuje, nestačí jen legálně koupit. Do problémů se můžete dostat i v případě, že jej špatně zanesete do účetních knih.

Podle organizace BSA, která sdružuje výrobce komerčního softwaru, se mohou společnosti dostat do problémů s finančním úřadem třeba i tehdy, pokud neevidují pořízený software jako drobný nehmotný majetek. "Účetní oddělení si totiž často chtějí ušetřit práci s inventarizací softwaru a celou jeho hodnotu zaúčtují rovnou do nákladů bez další evidence. Ačkoli tak učiní v souladu s účetní metodikou, finanční úřad může odmítnout uznat následně vynaložené náklady spojené s údržbou a technickým zhodnocením softwaru," vysvětlil problém Jan Hlaváč z BSA.

Jak doložit, co "neexistuje"

Podle předpisů se nakoupený software musí evidovat jako nehmotný majetek ve firmě, a proto i odepisovat, překročí-li jeho cena 60 tisíc korun.
Levnější programy je naproti tomu možné zahrnout do nákladů rovnou. To je hlavní důvod, proč mnoho podniků eviduje v účetnictví pouze dražší software.

Zároveň si však měsíčně do nákladů zahrnují související výdaje, například na správu systému či sítě, v čemž ale některé finanční úřady mohou vidět problém. "Těžko se totiž prokazují vynaložené náklady na údržbu či technické zhodnocení něčeho, co podle účetnictví firmy vlastně neexistuje," vysvětlil auditor Pavel Novotný.
Odborníci proto radí: evidujte i takový software, jehož cena šedesátitisícovou hranici nepřesáhne. "Takový drobný nehmotný majetek doporučujeme účtovat na podrozvahových účtech, a to až do jeho vyřazení z používání. Pak je jednoduše prokazatelné, že firma oprávněně vykazuje náklady spojené s provozem, případně technickým zhodnocením výpočetní techniky," řekl dále Novotný.

Navíc, pokud má společnost příslušný software v evidenci, může se vyhnout problémům a nařčení z toho, že program nakoupila nelegálně. Nemělo by se pak stát, že důležité dokumenty chybí.

Aktivita policie roste

Bez zachycení v knihách přitom může lehce dojít k omylu, kdy firma skartuje doklady k pořízenému softwaru ještě v době, kdy program používá.
"Pokud účetní doklady slouží i pro jiné účely - související například s ochranou autorských práv - jsou firmy ze zákona povinny uchovávat je po celou dobu užívání softwaru, byť z pohledu účetnictví mohou být doklady už vyřazené," upozornil Novotný.

Případů, kdy firmu vyšetřuje policie kvůli podezření z nelegálního užívání softwaru, je podle Hlaváče z BSA rok od roku více. A firmám prý často dělá problémy právě dohledání účetních dokladů a licenční dokumentace k pořízenému softwaru.

Programy, daně a účetnictví

software za více než 60 tisíc
Z daňového hlediska jde o nehmotný majetek, který je třeba odepisovat. Podmínkou je, že je použitelný déle než jeden rok.
Do nákladů firmy se dostane prostřednictvím odpisů (software se odepisuje 36 měsíců).
Levnější programy
Z daňového hlediska se nejedná o nehmotný majetek. Podnikatel je může buď jednorázově zahrnout do daňových nákladů, či se rozhodnout pro jejich odepisování.
V čem mohou být problémy
Firmy, které levnější software zahrnuly jednorázově do nákladů, si musí ohlídat, kdy mohou nejdříve skartovat příslušné doklady. Je třeba je uchovávat po celou dobu užívání softwaru, i když by je bylo možné z pohledu účetnictví vyřadit.
Před finančním úřadem musí firma vykázané náklady obhájit. Pokud software v evidenci nemá (účetně neexistuje), může být problém obhájit výdaje na jeho údržbu.

Zdroj: Zákon o daních z příjmů