Váš pracovní den by mohl brzy vypadat následovně. Ráno máte schůzku se sedmi dalšími kolegy. Všechny zasedačky jsou ve vaší firmě zrovna obsazené. Ze speciální mobilní aplikace zjistíte, že jiná společnost v budově má volnou zasedačku, rezervujete si ji a se spolupracovníky se tam na dvě hodiny přesunete. Jedna z kolegyň se ale zdržela u lékaře. Aplikace jí jednoduše ukáže, že v garážích budovy jsou ještě volná parkovací stání. Nemusela se tedy zatěžovat hledáním místa na ulici a schůzku stihla na čas.

Dopoledne je další porada. Senzory v zasedačce poznají, při jaké teplotě se cítíte nejpříjemněji. Klimatizace se v místnosti sama nastaví tak, aby se co nejvíce přiblížila ideálu vás a dalších lidí v zasedačce. Umožní to stejná mobilní aplikace, kterou využívají i vaši kolegové.

Odpoledne vám ještě manžel napíše, že večer nečekaně přijede tchyně. Ale vy máte lístek na koncert oblíbené kapely. Nedá se nic dělat, přes aplikaci jej nabídnete lidem z kancelářské budovy. Dohodnete se, že vstupenku předáte slečně z podniku od vedle cestou domů. Hned po práci si tedy půjčíte sdílené firemní auto, vyzvednete tchyni i s objemnými kufry na nádraží a cestou domů předáte lístky. Tento smyšlený příběh ilustruje, jak jedna mobilní aplikace dokáže pracovníkům kanceláří šetřit čas a usnadňovat jejich život. Novinka se prosazuje i v Česku. Trh práce je silně konkurenční a firmy chtějí nabídnout něco extra. "Moderní kancelářské prostředí je standardem, vyšší komfort ale dosud chybí," komentuje Eduard Forejt, ředitel rozvoje obchodu v poradenské firmě JLL.

Propojování systémů do jedné "appky"

Aplikace do kancelářských budov v Česku nabízejí jejich vlastníkům tři české společnosti: Sharry Europe, Spaceflow a Spaceti. Každá z nich je postavena na trochu odlišném řešení. Sharry Europe si zakládá na tom, že na rozdíl od své konkurence dělá aplikaci na míru pro každou budovu zvlášť. Jako první se v praxi začaly využívat v pražských kancelářských objektech aplikace právě od Sharry Europe.

Moderní kancelářské komplexy mohou mít různé aplikace na parkování, přístup do administrativního centra a třeba na ovládání světel. "Do budov vstupují stále nové digitální systémy, všichni poskytovatelé technologií dnes nabízejí své vlastní rozhraní a my je všechny propojujeme do jedné aplikace," vysvětluje princip aplikace od Sharry Europe Josef Šachta, jeden z jednatelů této firmy. Podle něj jde o to, aby člověk, který v budově pracuje, nemusel mít v mobilu několik různých aplikací, ale aby bylo všechno integrované do jednoho uživatelského rozhraní.

Aplikace od Sharry Europe obsahuje kolem 50 různých funkcí. Šachta je rozděluje na dvě základní skupiny. První z nich potřebuje napojit na technologie v objektu. Sem patří parkovací systém, přístup do budovy, chytrá světla, sdílení pracovních míst nebo navigace po pracovišti. Firma podle Šachty nemá ambici vytvářet vlastní hardware, ale napojuje se na poskytovatelovo řešení od společností jako Philips, Siemens nebo Cisco. "Napojení na hotová řešení nám šetří spoustu času," říká Šachta.

Další skupinou funkcí v aplikaci jsou ty, které se nepotřebují napojovat na technologie. Jde o komunikační moduly, jako je hlášení závad v budově, tržiště (lidé si mohou navzájem prodávat věci), dále třeba informace o objektu a kontakty na jeho správu, informace například o kulturním dění v okolí kanceláře nebo menu v kantýně.

Realitní novinku testují další vlastníci

Podobné aplikace v Praze podle dostupných informací již využívá nebo testuje necelá desítka kancelářských budov. "Do tohoto realitního dobrodružství jsme se pustili proto, že aplikace lidem zpříjemní běžný den v kanceláři," říká Jan Baxa, asset manager společnosti CA Immo, která v Praze vlastní a spravuje několik administrativních center. Patří mezi ně Kavčí Hory Office Park a projekt River City Prague, který zahrnuje tři vzájemně propojené kancelářské budovy v Praze-Karlíně. V objektech Danube House, Nile House a Amazon Court sídlí řada mezinárodních korporací i tuzemských firem jako Deloitte, Equa Bank nebo Procter & Gamble. CA Immo v říjnu spustila ve zmíněných čtyřech budovách aplikaci vyvinutou firmou Spaceflow.

"Často se setkáváme s tím, že nájemce jedné z našich budov neví, že ve vedlejším domě najde služby, jako je krejčovství nebo zubařská ordinace, případně jejich otevírací hodiny," popisuje Baxa. Firma tento typ informací dříve shromažďovala a nájemcům je rozesílala čtvrtletně e-mailem formou newsletteru. "Ale zjistili jsme, že office manažerky často informace dále nepředávají nebo že informace nejsou aktuální," říká Baxa. Správcovská společnost zvažovala i webovou platformu nebo distribuci letáků, ale tuto úvahu zavrhla z obav, že by se v okolí domů povalovaly papíry. "Aplikace je přesně ten nástroj, který plní požadavek na šíření informací okamžitě a mezi všechny," shrnuje výhody Baxa.

Její využití je užitečné i v nenadálých nepříjemných situacích, jako je výpadek elektrického proudu. K tomu před lety došlo v jedné z budov areálu River City Prague a firma tehdy potřebovala tuto zprávu předat přibližně 35 společnostem, které v komplexu sídlí. "Trvalo nám hodinu a dvacet minut, než jsme obvolali všechny nájemce a sdělili jim jen tuto základní informaci," líčí Baxa.

Aplikace může obsahovat i řadu informací o budově, její provozní řád a nejdůležitější kontakty na správu objektu. Kromě komunikace s vlastníkem budovy aplikace lidem umožňuje objednávání služeb nebo jejich zapojení do akcí, které se v domě dějí. CA Immo by chtěla, aby její objekty více žily i mimo obědové pauzy. "Máme velká atria, jsou to krásné prostory se zelení," říká Baxa. "Pomocí aplikace chceme protnout hranici mezi pracovním a osobním životem," vysvětluje manažer a dodává, že pracovníci tak mají mimo jiné snadnější domlouvání různých aktivit. V kancelářích už tak samovolně vznikají různé skupiny lidí, kteří spolu třeba chodí běhat nebo na hodiny jógy.

Z praktických řešení se nabízí sdílení zasedacích místností. Sdílet mohou mezi sebou i jednotliví lidé, třeba nabíječku na mobil. "Tradiční kancelářské budovy chceme prostřednictvím digitalizace přiblížit filozofii coworkingových center a hubů, kde spolupráce a sdílení probíhají naprosto přirozeně," konstatuje Lukáš Balík, zakladatel společnosti Spaceflow.

Aplikaci Spaceflow momentálně testuje v budově Quadrio společnost CPI Pro­perty Group. "Vidíme v tom pro naši skupinu obrovský potenciál," říká Pavel Hain-Schmiedberský, šéf asset managementu pro kanceláře a logistiku v CPI. "Jsme největší vlastník retailových ploch v Česku, a když to propojíme i s tím, že jsme největší vlastník kanceláří třídy A a B v Praze, tak to vidím jako poměrně zajímavou symbiózu pro všechny naše nájemce," vysvětluje Hain-Schmiedberský. A jako příklad uvádí jednoho z nájemců CPI, který má velkou flotilu aut. "O víkendu se jejich vozy tolik nevyužívají, firma proto uvažuje o provozování půjčovny svých aut," líčí Hain-Schmiedberský. Přes aplikaci by pak mohla firemní auta snadno nabízet ostatním nájemcům domů, které vlastní CPI. Vedle propojování nájemců by jim skrze aplikaci mohla své služby nabízet samotná CPI, jež také organizuje konference, dělá catering a provozuje síť hotelů.

"Chceme aplikaci nejdříve vyzkoušet na zaměstnancích CPI, abychom zjistili, které služby jsou smysluplné," říká Hain-Schmiedberský. I jemu se líbí myšlenka vytváření minikomunit v budovách vlastněných CPI. Z aplikace od Spaceflow by mohli těžit i provozovatelé služeb z bezprostředního okolí kancelářských budov. Lidé ocení, že se v aplikaci zobrazí polední menu i okolních restaurací, konkurenční nabídky by se ale nemusely líbit provozovateli kantýny v kancelářské budově.

Trend udává Skanska Property

Druhým rokem využívá aplikaci kancelářská budova Corso Court v Praze-Karlíně, jež tento nástroj v Česku použila poprvé. Její developer − společnost Skanska Property − rovněž přišel s nápadem na sdílené služby. Uživatelé budovy tak mají možnost sdílet jízdní kola nebo elektromobily.

O aplikaci je mezi zaměstnanci zájem. "Počet stažení iOS verze je 338, Android má 199 lidí," říká Petra Machartová z marketingu společnosti Skanska Property a upřesňuje, že jde o více než 50 % uživatelů budovy. Mezi nejoblíbenější funkce v aplikaci patří podle Šachty z Sharry Europe polední menu, parkování, využívání samoobslužné prádelny a sdílení kol či aut.

Skanska Property se pro aplikace v kancelářských objektech nadchla. Zavedla je do budovy Five, již tento developer dokončil letos na jaře v Praze-Smíchově. Každý dům od tohoto developera má svou vlastní aplikaci na míru, podle toho, jaké služby a prvky nabízí. "Nyní nápad expanduje i na naše další trhy střední a východní Evropy a do konce roku 2018 máme v plánu dodat 10 aplikací do našich projektů v České republice, Polsku, Maďarsku a Rumunsku," říká Machartová. Výběrové řízení na tuto zakázku vyhrála firma Sharry Europe.

Kolik firmu aplikace celkově stojí, Skanska Property neuvedla. "Provoz aplikace je vždy spojený s měsíčním poplatkem, který pokrývá technologický i obsahový servis," uvedla jen Machartová. Cena se odvíjí i od funkcí, které nabízí, a počtu zapojených třetích stran. Podle developerů a poradců vyjde provoz aplikace v jedné budově na nižší desítky tisíc korun měsíčně, což je násobně méně, než kolik vlastníci objektů platí za stejnou službu na západ od našich hranic.

Za hranice ČR

Velké ambice má firma Spaceti. Ta si kromě toho, že nabízí vlastní mobilní aplikaci, vyrábí i hardware. Technologie je skrytá v zařízení připomínajícím kámen. Uvnitř mohou být instalovaná čidla měřící vlhkost, teplotu, CO? nebo hladinu hluku. Zařízení se rozmístí po budově, jednoduše se nalepí třeba pod židli nebo na stěnu, kde zároveň působí jako designový prvek. "Kameny" pomocí bluetooth komunikují s mobilními zařízeními a vytváří tak vnitřní navigační síť, která tak vlastně funguje obdobně jako globální navigace GPS. "Když má firma sdílení pracovních míst, aplikace zaměstnance navede k volné židli. Vedení společnosti zároveň vidí, jaká je efektivita využívání židlí," popisuje Max Verteletskyi, ředitel Spaceti. A tyto informace jsou v reálném čase.

Díky senzorům se zase například v zasedačce nastaví teplota tak, aby co nejlépe vyhovovala konkrétním lidem, kteří v ní zrovna sedí. Podmínkou je, aby byl v budově BMS systém (řídící systém budov).

Velmi užitečná je funkce alarm. Když někdo nahlásí přes aplikaci požár nebo jiné nebezpečí, správce budovy může rozeslat všem uživatelům zprávu o tom, kde hoří, a aplikace lidi nasměruje k východům. Správci mohou lidé oznámit také různé poruchy, třeba rozbitou tiskárnu.

Spaceti se svým produktem prorazila v zahraničí, má zákazníky ve Velké Británii, Německu či Švýcarsku. Celkem je na několika desítkách budov.

Firma dodala svou technologii, jež propojuje lokalizační senzory, mobilní aplikaci a webový dashboard, do londýnské centrály společnosti Skanska. Pilotní provoz se osvědčil a Skanska plánuje zařízení od české firmy aplikovat i do dalších budov, v nichž dělá facility management. Spaceti má prý klienty i v Česku, ale Verteletskyi je zatím nemůže jmenovat.

Cena zařízení od této vývojové společnosti se podle něj odvíjí hlavně od dvou parametrů. Jedním z nich je velikost samotné budovy a druhým je délka smlouvy. Menší část ceny tvoří instalační poplatek. "Služba je ale cenově dostupná," říká Verteletskyi a dodává, že řešení neustále aktualizují, čímž zákazník získává mnohem větší hodnotu, než kdyby si vše vyvíjel sám od nuly.

Zařízení také spoří provozní náklady budovy. "Jeden náš zákazník si dokonce spočítal, že na facility managementu ušetří až 60 procent provozních nákladů objektu," podotýká Verteletskyi. Firma totiž potřebuje výrazně méně servisních techniků. "Je jen otázkou času, než bude využívání těchto aplikací běžné u budov nejvyšší třídy A, které moderní technologie nabízí," míní Pavel Novák, vedoucí pronájmů kanceláří v realitněporadenské společnosti Knight Frank.

jarvis_5a13e72d498e34d8c8983e1f.jpeg
Nájemci kancelářské budovy Corso Court v Praze-Karlíně mohou sdílet elektromobily přes mobilní aplikaci. Zaměstnanci firem této možnosti s oblibou využívají.
Foto: HN — Václav Vašků