Rozhovory s nejpovolanějšími, Eliškou Haškovou Coolidge, asistentkou pěti amerických prezidentů, a TOP asistentkou pro rok 2009 Katarínou Bašnou, která asistuje dvěma ředitelům společnosti Hartmann Rico, ukázaly, že k tomu, aby se o asistentce dalo říci, to je "ta pravá", musí znát a umět mnohem víc. Je obdivuhodné, a vlastně přirozené, jak se obě dámy ve svých odpovědích podobají. A ten ženský rod, myslím, je docela na místě - jsou i asistenti, ale ženy na této pozici přeci jen převažují.

Katarína Bašná

České TOP asistentce 2009 jsem položila několik otázek:

Jak dlouho už pracujete jako asistentka a jaká byla vaše cesta na tuto pozici?

Moje kariéra asistentky začala v roce 2005, kdy jsem úspěšně ukončila studia na Provozně ekonomické fakultě Mendelovy univerzity v Brně. Nejdřív jsem krátce působila v Praze ve státní správě a poté v profesní asociaci v oblasti zdravotnictví. Začátek mojí pracovní kariéry byl pro mě náročný, protože jsem jako absolventka neměla praxi - takže jsem se učila "za pochodu" a občas metodou "pokus - omyl". Byla to pro mě úžasná zkušenost, která mi dala hodně do mojí další práce; stejně tak si vážím důvěry, která ve mně byla vložena.

Po dvou letech jsem natrvalo přesídlila z Prahy do Brna a začala jsem pracovat jako asistentka generálního ředitele společnosti HARTMANN - RICO. Od 1. ledna tohoto roku jsem převzala i vedení sekretariátu finančního ředitele.

Jaká je náplň vaší práce? Jaké má asistentka ředitele povinnosti?

Z větší části tvoří náplň mojí práce vedení sekretariátu obou pánů ředitelů, což obnáší administrativu s tím spojenou, organizaci schůzek a služebních cest, komunikaci s úřady a institucemi, tvorbu prezentací, koordinaci měsíčních zpráv pro centrálu, supervizi projektů, správu smluv a právních záležitostí atd.

V průběhu mého působení ve společnosti se moje pozice pořád vyvíjí. Něco přišlo jako následek firemních změn (např. nový systém správy smluv, který koordinuji), některé změny jsem iniciovala já (např. založení něčeho na způsob "klubu asistentek vedení"). Ze vzájemné domluvy vzešla i spolupráce s oddělením marketingu na překladech a korekturách slovenských textů nebo přispívání do firemního časopisu.

Co musí člověk znát a umět a jaké musí mít vlastnosti, aby se mohl uplatnit jako asistent či asistentka významného manažera?

Práce asistentky je tak trochu zvláštní zaměstnání (samozřejmě myšleno jen v dobrém). Třeba žádná jiná pozice nemá tolik názvů - od sekretářky až po Office Managera. Každá asistentka má rovněž trochu jinou náplň práce a ty rozdíly můžou být výrazné.

Ve funkci asistentky potřebujete kromě "běžných" předpokladů (jako např. flexibilita, komunikativnost, pečlivost nebo odpovědnost - to, co najdete v každém inzerátu) i další, možná ještě důležitější předpoklady. Jako například vztah nadřízený-asistentka, založený na důvěře a osobních sympatiích. Můžete být skvělá asistentka, ale pokud si "nesednete" se svým šéfem, nebude to fungovat.

Další vlastnosti - já tomu říkám 2D - diskrétnost a diplomacie. Ve své práci se dostanete ke spoustě informací, některé z nich mají i strategický význam a vaše chyba by mohla způsobit nedozírné škody. Rovněž je důležité v komunikaci vždy vystupovat diplomaticky - v mailu, v telefonu, při osobním jednání. Vytváříte totiž nejen obraz váš a společnosti, pro kterou pracujete, ale i obraz svého nadřízeného.

Být iniciativní a proaktivní, pracovat samostatně a spolehlivě a přicházet s vlastními návrhy řešení je rovněž velice důležité. I když se nakonec třeba nerealizují, šéf to velice ocení.

Dobrá asistentka musí umět pracovat s informacemi a správně je selektovat, musí mít přehled a vidět souvislosti.

Vzdělávání, ať už v rámci oboru, ve kterém pracujeme, nebo v osobní oblasti (jazyky, různá školení) zvyšuje naši hodnotu na trhu práce.

Někdy to jde těžko, ale dobrá asistentka musí předvídat - když má šéf celodenní jednání, zeptám se, jestli nemám zařídit nějaké občerstvení. Když rezervuji letenky, vybírám přijatelné časy, aby nevstával ve 4, atd. Prostě využívám empatii a zkusím se vžít do jeho kůže.

A stejně tak, jako je důležité být zodpovědná a pečlivá a plnit si svoje povinnosti, je neméně důležité vytvořit v kanceláři příjemnou a pohodovou atmosféru.

Pro koho je tato práce vhodná a naopak, kdo by se o tuto pozici nikdy ucházet neměl?

Práce asistentky určitě není vhodná pro někoho, kdo nemá rád změny a těžko se jim přizpůsobuje. Asistentka musí flexibilně reagovat a počítat s tím, že to, co platilo před hodinou, už teď platit nemusí a že zítra to může být zase jinak.

Rovněž komunikativnost, umění jednat s lidmi a cit pro detail jsou nezbytně nutné pro tuto práci.

Pokud máte ambice být podepsán pod každý svůj výtvor a vyžíváte se v prezentování, být asistentkou taky není vhodné rozhodnutí.

Lze tuto práci vykonávat po celý život? Na jaké další pozice se dá z místa asistentky "posunout"?

Pro někoho je asistentská pozici startem, jiný na této pozici končí svoji pracovní kariéru. Je to velice individuální, záleží to na osobním nastavení, ambicích, schopnostech, ale třeba i na příležitostech, které se vyskytnou.

Asistentská pozice je skvělé místo pro získání rozhledu, základních informací, souvislostí, pochopení fungovaní procesů. Máte možnost zjistit, co jak funguje, a případně se pak zaměřit a specializovat na konkrétní oblast, která vás zajímá - od analytika přes projektového manažera až po odborného pracovníka, a časem třeba až na manažera.

Zvítězila jste v soutěži TOP asistentka - co vám toto vítězství přineslo? Či snad vzalo?

Účast v soutěži TOP asistentka byla pro mě skvělá zkušenost a na finálový večer ráda vzpomínám. Seznámila jsem se s mnoha zajímavými lidmi, setkala se s kolegyněmi asistentkami z různých oborů, byla oceněna naše práce.

Úžasné bylo i nadšení a gratulace od mých kolegů, když se o mojí výhře dověděli, stejně jako projevy uznání od vedení naší společnosti.

Klidně bych si to zopakovala.

Eliška Hašková Coolidge

"Když jsem jedné finalistce soutěže o titul TOP asistentka 2009 položila otázku, jaký je rozdíl mezi etikou a etiketou, a ona neuměla odpovědět, v mých očích prohrála. To jsou dva pojmy, které spolu souvisejí - etiketa je o ohleduplnosti, o respektu vůči druhému a svůj základ má v morálních hodnotách. Bez morálního základu - tedy etiky - je těžko etiketu prosazovat. I proto je třeba se etice učit už odmalička."

Padesát let žila Eliška Hašková Coolidge v USA, následovala sem jako devítiletá svého otce, který po osmačtyřicátem zůstal za mořem, vystudovala zde diplomacii na Georgetown University School of Foreign Service a když po absolutoriu nastoupila do Bílého domu, hned tak neodešla. Pět amerických prezidentů ji chtělo mít ve svém týmu a ve své blízkosti jako asistentku. Založila a řídila Kancelář prezidentských zpráv, jejímž úkolem je zajišťovat styk s veřejností. Po osmnácti letech přešla na ministerstvo zahraničních věcí USA, kde pracovala mimo jiné jako náměstkyně šéfa protokolu Spojených států a jako alternující zástupce velvyslance v Organizaci amerických států. Sama měla už v Bílém domě asistentky.

"Byly to úžasné ženy, cítila jsem jejich loajalitu a vždy jsem věděla, že budu informovaná o všem, co mým jménem dělají. Loajalita je jednou z hlavních vlastností, které musí dobrá asistentka mít, loajalita a charakter. Musí umět rozpoznat rozdíl mezi dobrým a špatným, její osobnost musí stát na silném mravním základě. Asistentka, to jsou šéfovy oči a uši. Jejím úkolem není vstupovat do nepříjemné situace a řešit ji, ale informovat o ní svého nadřízeného, ovšem ve vhodný okamžik a diskrétně. Asistentka musí svého šéfa chránit před lidmi, kteří by ho mohli zneužít - to jsem zvládala velmi dobře, asi proto si mě pět amerických prezidentů nechalo u sebe. Vždy jsme se v týmu podrobně informovali o každém, kdo se chtěl prezidentovi přiblížit, a pokud něčím nevyhovoval, bylo mnohokrát na mně, abych tomu dotyčnému řekla, že k prezidentovi nemůže. Takže dalším rysem dobré asistentky je zvládnutí diplomacie a diplomatického jednání. Diskrétnosti a diplomatičnosti se člověk musí naučit, já jsem se to učila pozorováním, a pak už v rodině jsem získala základy etiky, na kterých jsem později budovala schopnost, jak se chovat.

Nesmírně důležitá pro asistentku je důvěra. Pozice asistentky je přímo postavená na důvěře a musí to být důvěra oboustranná. Ostatně nedostatek důvěry poškozuje nejen dvoustranné vztahy obecně, ale i celosvětové klima. Dnes světu vládne hrubost v jednání, a to důvěru ničí a s ní mizí i úspěch a řád. Bez důvěry nejde nic. Věřím v otevřenost, když se něco skrývá nebo je postaveno na nerovném základě, nemůže to uspět. Když si vezmete dlouhodobě úspěšné firmy, brzy zjistíte, že jsou to firmy založené na tvrdé práci a nikoliv na podvodech a nečestném jednání, jinak by se dávno zhroutily.

Osobní odpovědnost, to je další vlastnost úspěšné asistentky. Na oslavách 10. výročí sametové republice ve Španělském sále měla nejkratší projev Margaret Thatcher. Řekla: Myslíte, že máte svobodu? Svobodu nebudete mít, dokud nebudete mít individuální odpovědnost a dobré zákony. Bohužel v našem politickém světě takto vnímanou svobodu dosud nemáme - o osobní odpovědnosti politiků si můžeme nechat zatím jen zdát. Pro asistentku a jejího šéfa je její osobní odpovědnost nesmírně důležitá, vedoucí může klidně rozhodovat a řídit, neboť ví, že někdo, kdo pro něj pracuje, je spolehlivý a pracuje v jeho prospěch. Ne každý šéf je silným vůdcem, dobrá asitentka může jeho pozici výrazně posílit.

Asistentka musí mít i osobní odvahu, musí umět říci nadřízenému, pro kterého pracuje, co se jí líbí a co ne. A musí mít také pokoru a umět se smířit s tím, když se věci vyvinou jinak, než by si ona představovala. Ale odvahu říci svůj názor musí mít, schopný šéf to unese. Záleží ovšem, jak svůj názor podá, nejlépe diskrétně, mezi čtyřma očima, diplomaticky.

I muži jako asistenti mohou být schopní - i když v soutěži TOP asistentka se žádný do finále nedostal. Asi to bude tím, že ženy jsou oproti mužům přizpůsobivější, schopné dělat více věcí najednou a to je v asistentské roli jejich předností. Žena spíš myslí jako "my" a ne "já", díky tomu bude vždycky lepší asistentkou než muž."

Eliška Hašková Coolidge se na sklonku tisíciletí trvale usadila v ČR a zúročuje veškeré své dosavadní zkušenosti a znalosti ve prospěch naší společnosti. Prostřednictvím své pražské agentury Coolidge Consulting Services napomáhá společenským i podnikatelským kontaktům mezi Českou republikou a USA a poskytuje poradenství nejen v otázkách protokolu, etikety, personalistiky a public relations, ale i v oblasti gastronomie a turistiky.

"Zabývám se nyní hodně výchovou etiky, chtěla bych, aby se etika dostala jako samostatný předmět do základních škol. Bohužel dnes už i v Americe převládá hrubost, nedá se už říci - to by se v Americe nestalo, jak tomu bylo před 20 lety. Tehdy v Americe všechno klapalo a teď jako kdyby lidé ztratili slušnost, bez které se atmosféra důvěry nedá vytvořit - důvěra se budovat musí, nevzniká sama sebou. Thomas Jefferson, třetí prezident USA (a přímý předek mé dcery) v roce 1804 z obavy o mladou americkou demokracii řekl: Náš národ může mít nejlepší ústavu a zákony, ale pokud nebudeme mít i nejlepší způsoby, selže jak ústava, tak zákony. Už tehdy měl obavu, že nová, rychle nabytá moc a peníze změní charaktery, což můžeme vidět všude kolem sebe. Naštěstí v USA většina lidí v něco věří, víra i se svým morálním kreditem je provází životem, zatímco u nás vinou 40 let komunistického režimu tento prvek chybí docela a o to těžší je v české společnosti usilovat o znovuobnovení mravního základu a etiky. Podle mého a mých vlastní zkušeností je nutné dětem hned od malička vštěpovat zásady etiky, aby chápali dobro a zlo, aby vnímali, že nejsou jediné na světě, že mají odpovědnost. Za sebe a vůči společnosti, ve které žijí."