Málokoho by napadlo, že malou kancelář nosí v kapse téměř každý Čech. I ty nejlevnější telefony, které operátoři prodávají při uzavření smlouvy za jedinou korunu, nabízejí možnost připojit se k internetu a pracovat s elektronickou poštou. Ceny těchto přístrojů začínají už na 1500 korunách.
Stálý přístup k aktuálním informacím z e-mailu nebo kalendáře může výrazně usnadnit práci. Své o tom ví například obchodní zástupci, kteří díky telefonu nebo kapesnímu počítači mohou přímo od zákazníků odeslat do firmy objednávku na nové zboží.
"Objednávka se okamžitě přenese do centrály, kde ji systém automaticky zpracuje. Minimalizujeme tak riziko lidské chyby a šetříme čas, který by si vyžádalo ruční přepisování objednávek," vysvětluje Michal Vítek z velkoobchodu F&V Café.
"Kromě SMS je mezi malými a středními firmami v České republice přístup k elektronické poště a dalším informacím běžně dostupným pouze na osobním počítači nejžádanější mobilní službou," potvrzuje Milan Růžička ze společnosti T-Mobile.
Kancelář do kapsy
"Kancelář v mobilu" ocení manažeři či podnikatelé, kteří na svých cestách neřídí, a mají tak volné ruce pro práci. Zatímco použití notebooku omezují jeho rozměry a výdrž baterie, telefony s operačním systémem nebo kapesní počítače s telefonním modulem zvládnou vyřízení běžné kancelářské agendy i v omezeném prostoru vlakového kupé.
"Možnost pracovat na kapesním zařízení během cesty do práce nebo okamžitě zjistit, kdy má který kolega volno na jednání, šetří čas i nervy," říká Jiří Mánek ze společnosti DHL.
Občas se ale přistihne, že si na svém BlackBerry, což je vlastně telefon s kapesním počítačem v jednom, čte mail, i když jde v práci z kuchyňky. A odpovídá na něj z telefonu, namísto z počítače.
Potřebujete-li si číst nebo odesílat mailové zprávy, i když nejste zrovna u počítače, můžete to udělat třemi způsoby.
Prvním je základní přístup přes mobilní telefon s podporou aplikace Java. Druhým je přístup pomocí mobilního telefonu přes systém Windows Mobile. Třetí možností je elektronické zařízení Blackberry. To je vlastně telefon a kapesní počítač v jednom.
"Hodně záleží na tom, co od služby firma čeká, a kdo ji bude používat. Pokud jde o manažery nebo zaměstnance, kteří často cestují, a přitom musí být k zastižení, přístup k e-mailu a dalším službám z mobilu se vyplatí," říká nezávislý odborník na telekomunikace Martin Zikmund.
Pro náročné
Nároční uživatelé, kterým už nestačí jen základní přístup k mobilnímu e-mailu, mohou volit mezi dvěma různými technologiemi "mobilní kanceláře." Jednou je Microsoft se systémem Windows Mobile, který umožňuje přístup k firemnímu e-mailu, intranetu i řadě podnikových informačních systémů.
Za druhou technologií stojí kanadská firma RIM, která má se svým systémem BlackBerry velice silnou pozici v Severní Americe, a nyní spolupracuje i s českými mobilními operátory.
Oba systémy mají své silné a slabé stránky. Microsoft sází zejména na propojení se svými kancelářskými aplikacemi i servery, ovládání podobné klasickým Windows a bohatou nabídku aplikací.
BlackBerry pak zdůrazňuje zejména bezpečnost přenášených dat díky šifrování a možnost na dálku smazat kompletní obsah přístroje v případě, že jej někdo ukradne.
Hlavní rozdíl mezi obyčejným stahováním e-mailů do telefonu a pokročilejšími technologiemi je v požadavcích na vybavení firmy. Služby BlackBerry i mobilní přístup k e-mailu na zařízeních s Windows Mobile vyžadují přístup k e-mailovému serveru.
V případě Microsoftu jde o standardní Microsoft Exchange nebo balíček Small Business Server. BlackBerry vyžaduje e-mailový server Microsoft Exchange, Lotus Domino nebo Novell GroupWise, který je navíc nutné doplnit o vlastní BlackBerry server. Ten zajišťuje bezpečnost této formy komunikace.
